Regulamenta a utilização do Sistema Eletrônico de Informações ¬ SEI-CONTAGEM, estabelecido pelo Decreto nº. 685, de 21 de setembro de 2022, para prática de atos e tramitação de Procedimentos Apuratórios e Processos Administrativos Disciplinares pela Administração Pública Direta, Autárquica e Fundacional do Poder Executivo.
DECRETO Nº 909, DE 20 DE JUNHO DE 2023
Regulamenta a utilização do Sistema Eletrônico de Informações ¬ SEI-CONTAGEM, estabelecido pelo Decreto nº. 685, de 21 de setembro de 2022, para prática de atos e tramitação de Procedimentos Apuratórios e Processos Administrativos Disciplinares pela Administração Pública Direta, Autárquica e Fundacional do Poder Executivo.
A PREFEITA DO MUNICÍPIO DE CONTAGEM, no uso da atribuição que lhe confere o inciso VII do art. 92 da Lei Orgânica do Município,
DECRETA:
Art. 1º Este decreto regulamenta a utilização do meio eletrônico Sistema Eletrônico de Informações ¬ SEI-CONTAGEM, estabelecido pelo Decreto nº 685, de 21 de setembro de 2022, para o registro e comunicação de atos e para a tramitação de Procedimentos Apuratórios e Processos Administrativos Disciplinares para todos os órgãos e entidades do Poder Executivo.
Art. 2º São objetivos deste decreto:
I - assegurar a eficiência, a eficácia e a efetividade da ação governamental e promover a adequação entre meios, ações, impactos e resultados;
II - promover a utilização de meios eletrônicos para a realização dos Procedimentos Apuratórios e Processos Administrativos Disciplinares com segurança, transparência e economicidade;
III - ampliar a sustentabilidade ambiental com o uso da tecnologia da informação e da comunicação;
IV - facilitar o acesso do cidadão às instâncias administrativas.
Art. 3º Não serão realizados por meio do SEI-CONTAGEM os atos processuais nos Procedimentos Apuratórios e Processos Administrativos Disciplinares nas seguintes situações:
I ¬ o procedimento for inviável; ou
II ¬ em caso de indisponibilidade do SEI-CONTAGEM cujo prolongamento cause dano relevante à celeridade do processo.
Parágrafo único. No caso das exceções previstas no caput, os atos processuais poderão ser praticados segundo as regras aplicáveis aos Procedimentos Apuratórios e Processos Administrativos Disciplinares em papel, desde que posteriormente o documento correspondente seja digitalizado, conforme procedimento previsto no art. 12.
Art. 4º O envio de petições, de recursos e a prática de atos processuais em geral por meio eletrônico serão admitidos mediante uso de assinatura eletrônica, sendo obrigatório o credenciamento prévio no SEI, conforme disciplinado pelos órgãos respectivos.
§ 1º O credenciamento no SEI será realizado mediante procedimento no qual esteja assegurada a adequada identificação presencial do interessado.
§ 2º Ao credenciado será atribuído registro e meio de acesso ao SEI, de modo a preservar o sigilo, a identificação e a autenticidade de suas comunicações.
Art. 5º A autoria, a autenticidade e a integridade dos documentos e da assinatura nos Procedimentos Apuratórios e Processos Administrativos Disciplinares eletrônicos poderão ser obtidas por meio de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, observados os padrões definidos por essa Infraestrutura.
§ 1º O disposto no caput não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem identificação por meio de nome de usuário e senha.
§ 2º O disposto neste artigo não se aplica a situações que permitam identificação simplificada do interessado ou nas hipóteses legais de anonimato.
Art. 6º Os atos processuais em meio eletrônico consideram-se realizados no dia e na hora do recebimento pelo SEI-CONTAGEM do órgão ou da entidade, o qual deverá fornecer recibo eletrônico de protocolo que os identifique.
§ 1º Quando o ato processual precisar ser praticado em determinado prazo, por meio eletrônico, serão considerados tempestivos os efetivados, salvo disposição em contrário, até as vinte e quatro horas do seu último dia de prazo, no horário oficial de Brasília.
§ 2º Na hipótese prevista no § 1º, se o SEI-CONTAGEM do órgão ou entidade se tornar indisponível por motivo técnico, a administração poderá prorrogar o prazo conforme conveniência e oportunidade.
Art. 7º As intimações, citações e notificações serão feitas por meio eletrônico, através de endereço eletrônico (e-mail) ou diretamente no SEI-CONTAGEM, aos que se cadastrarem na forma do art. 4º deste decreto, dispensando-se a intimação ou citação pessoal.
§ 1º Considerar-se-á realizada a intimação, citação ou notificação no dia em que ocorrer a efetiva consulta eletrônica ao teor dos documentos, certificando-se nos autos a sua realização.
§ 2º Na hipótese do § 1º deste artigo, nos casos em que a consulta se dê em dia não útil, a intimação, citação ou notificação será considerada como realizada no primeiro dia útil seguinte.
§ 3º A consulta referida nos §§ 1º e 2º deste artigo deverá ser feita em até 10 (dez) dias corridos contados da data do envio da intimação, citação ou notificação, sob pena de considerar-se automaticamente realizada na data do término desse prazo.
§ 4º Em caráter informativo, poderá ser efetivada remessa de correspondência eletrônica, comunicando o envio da intimação, citação ou notificação e a abertura automática do prazo processual nos termos do § 3º deste artigo, aos que manifestarem interesse por esse serviço.
§ 5º Nos casos urgentes em que a intimação, citação ou notificação feita na forma deste artigo possa causar prejuízo a quaisquer das partes ou nos casos em que for evidenciada qualquer tentativa de burla ao sistema, o ato processual deverá ser realizado por outro meio que atinja a sua finalidade, conforme determinado pela autoridade administrativa.
§ 6º As intimações, citações ou notificações feitas na forma deste artigo, serão consideradas pessoais para todos os efeitos legais.
§ 7º Quando, por motivo técnico, for inviável o uso do meio eletrônico, de que tratam o caput, para a realização de citação, intimação ou notificação, esses atos processuais poderão ser praticados segundo as regras ordinárias, digitalizando-se o documento físico.
§ 8 Os documentos cuja digitalização seja tecnicamente inviável devido ao grande volume ou por motivo de ilegibilidade deverão ser apresentados ao cartório ou secretaria no prazo de 10 (dez) dias corridos contados do envio de petição eletrônica comunicando o fato, os quais serão devolvidos à parte após o trânsito em julgado.
Art. 8º O acesso à íntegra do Procedimento Apuratório e/ou Processo Administrativo Disciplinar para vista pessoal do interessado ocorrerá exclusivamente por meio eletrônico SEI-CONTAGEM.
Art. 9º A classificação da informação quanto ao grau de sigilo e a possibilidade de limitação do acesso aos servidores autorizados e aos interessados no processo observarão os termos da Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, e das demais normas vigentes.
Art. 10 Os documentos nato-digitais e assinados eletronicamente na forma do art. 5º são considerados originais para todos os efeitos legais.
Art. 11 O interessado poderá enviar eletronicamente documentos digitais para juntada aos autos, salvo disposição em contrário.
§ 1º O teor e a integridade dos documentos digitalizados são de responsabilidade do interessado, que responderá nos termos da legislação civil, penal e administrativa por eventuais fraudes.
§ 2º Os documentos digitalizados enviados pelo interessado terão valor de cópia simples.
§ 3º A apresentação do original do documento digitalizado será necessária quando a lei expressamente o exigir ou nas hipóteses previstas no art. 12.
Art. 12 A digitalização de documentos recebidos ou produzidos no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública municipal direta, autárquica e fundacional deverá ser acompanhada da conferência da integridade do documento digitalizado.
§ 1º A conferência prevista no caput deverá registrar se foi apresentado documento original, cópia autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples.
§ 2º Os documentos resultantes da digitalização de originais serão considerados cópia autenticada administrativamente, e os resultantes da digitalização de cópia autenticada em cartório, de cópia autenticada administrativamente ou de cópia simples terão valor de cópia simples.
§ 3º A administração poderá, conforme definido em ato de cada órgão ou entidade:
I - proceder à digitalização imediata do documento apresentado e devolvê-lo imediatamente ao interessado;
II - determinar que a protocolização de documento original seja acompanhada de cópia simples, hipótese em que o protocolo atestará a conferência da cópia com o original, devolverá o documento original imediatamente ao interessado e descartará a cópia simples após a sua digitalização;
III - receber o documento em papel para posterior digitalização, considerando que:
a) os documentos em papel recebidos que sejam originais ou cópias autenticadas em cartório devem ser devolvidos ao interessado, preferencialmente, ou ser mantidos sob guarda do órgão ou da entidade, nos termos da sua tabela de temporalidade e destinação;
b) os documentos em papel recebidos que sejam cópias autenticadas administrativamente ou cópias simples podem ser descartados após realizada a sua digitalização, nos termos do caput e do § 1º.
§ 4º Na hipótese de ser impossível ou inviável a digitalização do documento recebido, este ficará sob guarda da administração e será admitido o trâmite de Procedimento Apuratório e Processo Administrativo Disciplinar híbrido, conforme definido em ato de cada órgão ou entidade.
Art. 13 Impugnada a integridade do documento digitalizado, mediante alegação motivada e fundamentada de adulteração, deverá ser instaurada diligência para a verificação do documento objeto de controvérsia.
Art. 14 Deverão ser associados elementos descritivos aos documentos digitais que integram Procedimentos Apuratórios e Processos Administrativos Disciplinares eletrônicos, a fim de apoiar sua identificação, sua indexação, sua presunção de autenticidade, sua preservação e sua interoperabilidade.
Art. 15 Os documentos que integram os Procedimentos Apuratórios e Processos Administrativos Disciplinares eletrônicos deverão ser classificados e avaliados de acordo com o plano de classificação e a tabela de temporalidade e destinação adotados no órgão ou na entidade, conforme a legislação arquivística em vigor.
§ 1º A eliminação de documentos digitais deve seguir as diretrizes previstas na legislação.
§ 2º Os documentos digitais e os Procedimentos Apuratórios e Processos Administrativos Disciplinares eletrônicos cuja atividade já tenha sido encerrada e que estejam aguardando o cumprimento dos prazos de guarda e destinação final poderão ser transferidos para uma área de armazenamento específica, a fim de garantir a preservação, a segurança e o acesso pelo tempo necessário.
Art. 16 A definição dos formatos de arquivo dos documentos digitais deverá obedecer às políticas e diretrizes estabelecidas pelo Poder Executivo e oferecer as melhores expectativas de garantia com relação ao acesso e à preservação.
Art. 17 Os órgãos ou as entidades deverão estabelecer políticas, estratégias e ações que garantam a preservação de longo prazo, o acesso e o uso contínuo dos documentos digitais.
Parágrafo único. O estabelecido no caput deverá prever, no mínimo:
I - proteção contra a deterioração e a obsolescência de equipamentos e programas;
II - mecanismos para garantir a autenticidade, a integridade e a legibilidade dos documentos eletrônicos ou digitais.
Art. 18 A guarda de documentos digitais e Procedimentos Apuratórios e Processos Administrativos Disciplinares eletrônicos considerados de valor permanente deverá estar de acordo com as normas previstas pela instituição arquivística pública responsável por sua custódia, incluindo a compatibilidade de suporte e de formato, a documentação técnica necessária para interpretar o documento e os instrumentos que permitam a sua identificação e o controle no momento de seu recolhimento.
Art. 19 Para os Procedimentos Apuratórios e Processos Administrativos Disciplinares eletrônicos regidos por este decreto, deverá ser observado o prazo definido em regulamento para a manifestação dos interessados e para a decisão do administrador.
Art. 20 A partir da entrada em vigor do presente decreto, os atos normativos inferiores passam a ser editados sob a forma de portarias, instruções normativas e resoluções da Controladoria-Geral do Município.
Art. 21 Este decreto entra em vigor na data de sua publicação.
Palácio do Registro, em Contagem, aos 20 de junho de 2023.
MARÍLIA APARECIDA CAMPOS
Prefeita de Contagem